Organizar o ambiente de trabalho é essencial para aumentar a produtividade dos colaboradores no dia-a-dia das empresas. Basta olhar para uma mesa desarrumada para bater uma fadiga mental instantânea.
Diversos estudos mostraram que a desordem é sinônimo de distração. Espaços desorganizados afetam a capacidade criativa e dificultam a busca por informações, podendo ocasionar a perda de objetos e documentos importantes.
Um artigo publicado na US National Library of Medicine National, mostrou que quando estamos em um local repleto de informação e completamente desorganizado, o nosso córtex visual é sobrecarregado e a capacidade que o cérebro possui para processar esses dados é prejudicada. Com isso, as tarefas podem ter sua qualidade e prazo comprometidos, o que impacta negativamente no seu desempenho e nos resultados da empresa.
A maioria das pessoas não tem uma noção real de como a organização (e a falta dela) afeta sua produtividade no ambiente de trabalho. Se as suas tarefas estão sempre acumuladas e a sua mesa é um caos completo, a tendência é que você tenha mais dificuldade para focar em suas prioridades.
Para reduzir os impactos negativos da desorganização, é preciso adotar pequenos hábitos e implementar uma mudança gradativa. Para auxiliar nesta tarefa, elaboramos um roteiro eficiente para auxiliá-lo neste processo de organização que começa por você:
1 – Livre-se dos papéis e tudo que for desnecessário
Às vezes acumulamos cartões de visita, recibos e uma série de outros documentos e papéis desnecessários que acabam em algum canto esquecido do escritório, causando um desconforto mental ao dar uma simples olhada.
DICA: use da tecnologia para digitalizar tudo que for possível, tanto para economizar tempo quanto para otimizar espaço em seu ambiente de trabalho.
É preciso saber quais são os documentos que podem (e devem ser digitalizados) e quais podem (e devem) ser descartados.
2 – Organize sua mesa
A mesa de trabalho é o centro de um escritório e todo elemento fora de ordem pode (e vai) prejudicar sua produtividade. Retire itens dispensáveis para o seu dia-a-dia e que não tenham relação direta com seu trabalho.
DICA: deixar na mesa apenas os itens que você utiliza no seu dia, ou que o inspirem a produzir mais. A mudança será gigantesca, e a energia do seu local de trabalho será outra!
3 – Armazene corretamente os arquivos
Para quem lida com muitos papéis e documentos, organizá-los pode ser uma tarefa complicada em médio/longo prazo. Depois de realizada a limpeza/descarte dos papéis desnecessários, é hora de organizá-los de acordo com suas respectivas área/assuntos, em arquivos devidamente categorizados e identificados.
DICA: organizar os documentos de acordo com sua categoria, cada um em uma pasta devidamente identificada com o tema/assunto. Além de facilitar a busca, será mais fácil organizar novos papéis/documentos assim quando chegarem em seu departamento. Para documentos eletrônicos, vale o mesmo critério: crie uma pasta para cada categoria.
DICA VALIOSA: arquive os documentos assim que forem recebidos. Assim, você impedirá o acúmulo de informações e evitará a bagunça que tanto afeta a produtividade.
4- Torne a organização parte da rotina
Aprender a organizar o ambiente de trabalho é um processo que deve ser implementado aos poucos, mas que, com sua repetição, torna-se um hábito e parte da sua rotina. Reserve um tempo toda semana, uma tarde, por exemplo, para reorganizar a mesa, repetindo o processo de organização, garantindo que a bagunça não se acumule novamente.
E aí, como anda o seu ambiente de trabalho? Muito bagunçado? Compartilhe sua experiência e quais suas práticas para organizar seu espaço de trabalho.